Wynajem mieszkania może być doskonałym źródłem dochodu, jednak wiąże się także z pewnymi wyzwaniami. Właściciele muszą dbać nie tylko o stan techniczny nieruchomości, ale również o relacje z najemcami. Powinien znać zagadnienia prawne czy podatkowe dotyczące najmu. W tym artykule przyjrzymy się najważniejszym aspektom wynajmu mieszkań w Polsce i podpowiemy rozwiązania, które pomogą Ci uniknąć problemów i zminimalizować ryzyko.

1. Przygotowanie mieszkania na wynajem, czyli jak przyciągnąć idealnego najemcę?

Pierwszym krokiem do bezpiecznego wynajmu jest odpowiednie przygotowanie nieruchomości. Warto zadbać o to, aby mieszkanie było nie tylko atrakcyjne wizualnie, ale również funkcjonalne i w pełni gotowe technicznie.

Umeblować czy nie? Optymalny standard wyposażenia

Zastanawiając się, czy umeblować mieszkanie, warto wziąć pod uwagę profil potencjalnych najemców. Studenci czy osoby zaczynające karierę zawodową częściej poszukują mieszkań umeblowanych, natomiast rodziny w niektórych okolicznościach mogą preferować lokale bez mebli (gdyż np. sprzedali swoje mieszkanie a kończą budowę domu i mają swoje wyposażenie). Kluczowe jest jednak, aby zawsze kuchnia i łazienka były w pełni wyposażone.

Co sprawdzić przed oddaniem w najem: przeglądy i niezbędne naprawy

Przed oddaniem kluczy najemcy warto dokładnie sprawdzić stan techniczny mieszkania. Usterki takie jak cieknące krany, nieszczelne okna czy niesprawna instalacja elektryczna mogą odstraszyć potencjalnych najemców. Natomiast zepsute elementy wyposażenia pozostawione w wynajmowanym mieszkaniu mogą stać się źródłem kolejnych problemów (np. zepsuta bateria może spowodować zalanie sąsiadów, a niesprawna lodówka zniszczyć drewnianą podłogę). Warto brać to pod uwagę także kupując wyposażenie mieszkania pod wynajem. Sprzęty, armatura i inne elementy wyposażenia powinny być trwałe i możliwie bezawaryjne. Aby uniknąć osobistego zaangażowania, gdy pojawią się usterki można wykupić pakiet assistance obejmujący wizyty „domowych fachowców”.

2. Rodzaje umów najmu: jaką wybrać, by najlepiej zabezpieczyć swoje interesy?

W Polsce istnieje kilka form umów najmu, a wybór odpowiedniej może zaważyć na bezpieczeństwie wynajmu. Kluczowe jest dobranie rodzaju umowy do Twoich potrzeb i sytuacji najemcy.

Umowa najmu okazjonalnego, instytucjonalnego i zwykła umowa najmu – kluczowe różnice

Najem tradycyjny – zwykła umowa najmu to najczęściej spotykana forma wynajmu, regulowana przez Kodeks cywilny (Ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny, Dz. U. 1964 Nr 16 poz. 93 z późn. zm.), a w przypadku wynajmu osobom fizycznym w celach zaspokojenia ich potrzeb mieszkaniowych, także Ustawą o ochronie praw lokatorów (a dokładniej ustawa z dnia 21 czerwca 2001 r. o ochronie praw lokatorów, mieszkaniowym zasobie gminy i o zmianie Kodeksu Cywilnego, Dz. U. 2001 Nr 71 poz. 733 z późn. zm.). Najem zwykły jest najprostszy do wdrożenia, ale nie oferuje właścicielowi pełnej ochrony przed problematycznymi najemcami.

Najem okazjonalny to specjalna umowa, która daje właścicielowi większe możliwości w przypadku konieczności eksmisji najemcy. Wymaga m.in. notarialnego oświadczenia najemcy o dobrowolnym opuszczeniu mieszkania w razie rozwiązania umowy oraz wskazania innego lokalu, gdzie będzie mógł się wyprowadzić po zakończeniu najmu.

Najem instytucjonalny jest podobny do najmu okazjonalnego, ale stosowany może być wyłącznie przez firmy wynajmujące nieruchomości mieszkalne. W tym przypadku będzie konieczne złożenie notarialnego oświadczenia przez najemcę, ale nie trzeba wskazywać dodatkowego adresu do eksmisji.

W przypadku osób, które wynajmują swoje mieszkania na cele mieszkalne rekomendowanym jest zawieranie umowy najmu okazjonalnego.

Jakie zapisy warto zawrzeć w umowie najmu?

Kluczowe zapisy to: wysokość czynszu, kaucja, sposób regulacji opłat (w tym za media), zasady rozwiązania umowy, odpowiedzialność za naprawy oraz zasady ew. podnajmu. Ważne jest również zabezpieczenie się na wypadek uszkodzeń lokalu, dlatego warto zadbać o precyzyjne zapisy dotyczące stanu technicznego mieszkania w protokole zdawczo-odbiorczym.

3. Zabezpieczenie prawne właściciela: jak uniknąć problemów z najemcami?

Bezpieczny wynajem zaczyna się od dobrze przygotowanej umowy najmu, ale równie istotne jest odpowiednie sprawdzenie najemcy.

Weryfikacja najemcy – co można sprawdzić zgodnie z prawem?

Polskie przepisy pozwalają właścicielowi na sprawdzenie wiarygodności najemcy w pewnym zakresie. Możesz poprosić o zaświadczenie o zatrudnieniu, dochodach lub referencje od poprzednich wynajmujących. Warto również korzystać z dostępnych rejestrów dłużników, aby upewnić się, że potencjalny najemca nie ma zaległych zobowiązań. Możesz skorzystać z usługi weryfikacji najemcy oferowanej przez firmę SimplRent.

Kaucja, ubezpieczenie i inne formy zabezpieczeń finansowych

Kaucja to podstawowe zabezpieczenie właściciela. Powinna wynosić maksymalnie sześciokrotność miesięcznego czynszu (w umowie najmu okazjonalnego i instytucjonalnego) i aż dwunastokrotność w zwykłej umowie najmu. Na rynku dominują jedno-dwumiesięczne kaucje. Kaucja może być przeznaczona na pokrycie ewentualnych szkód w mieszkaniu lub w wypadku niepłacenia czynszu lub innych opłat w terminie. Coraz więcej właścicieli decyduje się również na wykupienie ubezpieczenia mieszkania i mienia na wypadek szkód wyrządzonych przez najemców.

4. Formalności przy wynajmie mieszkania: o czym nie można zapomnieć?

Podpisanie umowy to nie jedyna formalność, o której trzeba pamiętać. Niektóre formy wynajmu wymagają dodatkowych kroków, aby były skuteczne.

Forma pisemna umowy najmu konieczna jest, gdy umowę zawieramy na czas oznaczony powyżej roku oraz w każdym przypadku najmu okazjonalnego lub instytucjonalnego. Umowa pisemna może być zastąpiona elektroniczną formą, gdy podpisy pod nią złożone są tzw. podpisem kwalifikowanym.

Notarialne oświadczenie o dobrowolnym poddaniu się egzekucji co do wyprowadzki z lokalu jest wymagane w przypadku najmu okazjonalnego i instytucjonalnego. Najemca musi złożyć notarialne oświadczenie, w którym zobowiązuje się do opuszczenia lokalu po wygaśnięciu umowy. Jest to ważne zabezpieczenie właściciela na wypadek konieczności eksmisji, gdyż zdecydowanie przyspiesza proces wyprowadzenia najemcy.

Zgłoszenie najmu do Urzędu Skarbowego. Każdy właściciel, który wynajmuje mieszkanie w najmie okazjonalnym, musi zgłosić ten fakt do Urzędu Skarbowego w ciągu 14 dni od rozpoczęcia najmu. W innych przypadkach zgłoszenie nie jest konieczne, ale i tak są obowiązki podatkowe.

5. Najem a podatki: jakie masz obowiązki jako właściciel?

Właściciele wynajmujący mieszkania muszą liczyć się z obowiązkami podatkowymi. W Polsce istnieje kilka form opodatkowania dochodów z najmu.

Formy opodatkowania dochodów z najmu lokali mieszkalnych

Właściciele lokali wynajmowanych na cele mieszkalne nie mają wyboru co do opodatkowania. Obecnie płacić muszą ryczałt od przychodów z najmu 8,5% do kwoty 100.000 zł rocznie, a powyżej tej kwoty 12,5%. Małżonkowie między którymi istnieje wspólność majątkowa mają podwójną kwotę limitu. Oznacza to, wchodzą na wyższy próg podatkowy dopiero po przekroczeniu 200.000 zł rocznie.

Co można odliczyć od podatku?

Przy rozliczaniu podatku od najmu można odliczyć wyłącznie opłaty eksploatacyjne, które zgodnie z umową najmu najemca ma obowiązek pokrywać.

Czy od najmu płaci się VAT?

Na gruncie przepisów podatkowych najem nieruchomości stanowi odpłatne świadczenie usług, objęte jest więc VAT. Na szczęście usługa najmu nieruchomości o charakterze mieszkalnym wyłącznie na cele mieszkalne jest zwolniona z VAT. Co oznacza, że dla większości właścicieli mieszkań na wynajem problem VAT nie będzie istniał.

Należy jednak pamiętać, że to zwolnienie nie obejmuje nieruchomości komercyjnych, gdzie stawka VAT wynosi 23%. W takim przypadku najmu nieruchomości niemieszkalnej (np. lokalu użytkowego), właściciel będzie mógł jedynie skorzystać ze zwolnienia podmiotowego z podatku VAT. Zgodnie z art. 113 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. 2004 Nr 54 poz. 535 z późn. zm.).), zwalnia się od podatku (VAT) sprzedaż dokonywaną przez podatników, u których wartość sprzedaży nie przekroczyła łącznie w poprzednim roku podatkowym kwoty 200.000 zł. Osoby prowadzące działalność gospodarczą, będące zwolnione podmiotowo z VAT powinny uwzględniać przychody z najmu także realizowanego poza działalnością gospodarczą, przy wyliczeniach rocznego obrotu.

Kasa fiskalna a najem lokali

Jeśli najemcy wpłacają pieniądze wyłącznie na konto bankowe, właściciel nie musi się martwić o kasę fiskalną. Natomiast jeśli są jakiekolwiek płatności (poza kaucją) w formie gotówki, to od kasy fiskalnej uchroni albo limit roczny przychodów, który nie przekracza 20.000 złotych, albo wystawianie każdorazowo faktur za czynsz.
Zobowiązanie podatkowe przedawnia się z upływem 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku. Oznacza to, że Urzędy mają 5 lat, aby nas skontrolować i ewentualnie naliczyć zaległy podatek wraz z odsetkami. Dlatego też nie warto traktować kwestii podatkowych „a jakoś to będzie”. Lepiej skorzystać z porady Doradcy podatkowego lub skonsultować się w Urzędzie Skarbowym albo skorzystać z Infolinii Podatkowej, szczególnie w przypadku jakichkolwiek wątpliwości.

6. Samodzielny wynajem czy skorzystanie z usług profesjonalistów?

Nie każdy właściciel ma czas i chęci, aby samodzielnie zajmować się wynajmem mieszkania. Warto rozważyć, czy nie lepiej zlecić to profesjonalistom.

Samodzielne poszukiwanie najemcy i później zarządzanie wynajmem pozwala zaoszczędzić na kosztach obsługi, ale wiąże się z koniecznością regularnego kontaktu z najemcą i rozwiązywania problemów technicznych, z płatnościami itp. Zatrudnienie pośrednika do znalezienia najemcy i zarządcy do bieżącego zarządzania najmem wiąże się z dodatkowymi kosztami, ale daje większy komfort i spokój. Koszt znalezienia najemcy to najczęściej równowartość jednomiesięcznego czynszu, a usługa zarządzania najmem to zazwyczaj 10-15% miesięcznego czynszu najmu.

7. Kiedy najem staje się problemem: jak radzić sobie z trudnymi najemcami?

Nawet najlepiej przygotowana umowa i weryfikacja najemcy nie gwarantują, że unikniesz problemów. Warto wiedzieć, jak sobie radzić w trudnych sytuacjach.

Opóźnienia w płatnościach czy uszkodzenia mienia

Najczęstszym problemem, z którym spotykają się właściciele, są opóźnienia w płatnościach.Warto szybko reagować, już dzień po terminie, aby uniknąć zatorów płatniczych. W takiej sytuacji można też skorzystać z naliczania odsetek za każdy dzień zwłoki, co powinno zdyscyplinować najemcę. W przypadku dłuższych opóźnień można zgodnie z umową lub przepisami rozpocząć procedurę wypowiedzenia umowy najmu.

W przypadku problemów typu uszkodzenia wyposażenia, zalania sąsiadów dobrze jest mieć wykupione ubezpieczenie, a także zobowiązać najemcę do posiadania przez niego OC najemcy przez cały czas trwania umowy. W każdym przypadku warto dokumentować szkody, do jakich doprowadził najemca, aby mieć dowody w sytuacji spornej.

Rozwiązanie umowy i eksmisja: jakie masz prawa?

W przypadku długotrwałych problemów z najemcą konieczne może być wypowiedzenie umowy i przeprowadzenie eksmisji. Warto wiedzieć, że jeśli najemca nie będzie chciał się wyprowadzić, eksmisja może być czasochłonna i wymaga postępowania sądowego. Jeśli mamy do czynienia z najmem okazjonalnym, będziemy mieć możliwość szybszego rozwiązania tego problemu.

8. Trendy na rynku najmu: jakie mieszkania są teraz najbardziej poszukiwane?

Rynek najmu w Polsce dynamicznie się zmienia, a wraz z nim preferencje najemców.

Wynajem krótkoterminowy, studencki, okazjonalny – co wybrać?

W zależności od lokalizacji mieszkania i Twoich oczekiwań finansowych możesz rozważyć różne formy najmu. Wynajem krótkoterminowy przynosi większe zyski, ale wymaga większego zaangażowania lub zlecenia obsługi wyspecjalizowanej firmie. Wynajem dla studentów czy pracowników sezonowych może być stabilniejszy, ale i tak należy liczyć się z większą rotacją, niż przy wynajmie na cele mieszkalne. Wybierając najem na cele mieszkalne skrupulatnie zweryfikuj najemcę i korzystaj ze sprawdzonych wzorów umowy najmu, aby nie pominąć żadnej istotnej kwestii. Pamiętaj, przepisy prawa chronią lokatora, ty jako właściciel swoje interesy musisz zabezpieczyć w umowie.

9. Pięć kluczowych wskazówek dla właścicieli: jak bezpiecznie wynająć mieszkanie i zminimalizować ryzyko?

Na koniec kilka praktycznych wskazówek, które pomogą Ci wynająć mieszkanie w sposób bezpieczny i efektywny:

• Zadbaj o umowę – precyzyjna i dobrze skonstruowana umowa to podstawa.
• Sprawdzaj najemcę – weryfikacja finansowa i referencje to klucz do znalezienia odpowiedzialnych lokatorów.
• Regularnie kontroluj mieszkanie – ale z zachowaniem prywatności najemcy.
• Zabezpiecz się finansowo – kaucja i ubezpieczenie mieszkania to Twoje największe wsparcie.
• Śledź zmiany w przepisach – aby uniknąć problemów prawnych.

10. Wynajem bez problemów – klucz do sukcesu

Wynajmowanie mieszkania może być źródłem satysfakcji i stabilnego dochodu, jeśli podejdziesz do tego odpowiedzialnie. Dobrze przygotowana umowa, dbałość o mieszkanie i relacje z najemcami to kluczowe elementy, które pomogą Ci uniknąć problemów i cieszyć się spokojnym wynajmem. Jeśli potrzebujesz wsparcia Doradcy Białe Lwy – Nieruchomości pomogą Ci na każdym etapie związanym z poszukiwaniem solidnego najemcy Twojego lokalu.